แบบทดสอบปลายเปิด บทที่ 6 (2)
คำสั่ง จงตอบคำถามแต่ละข้อให้สมบูรณ์
1. อธิบายชื่อและกิจกรรมของฝ่ายต่างๆทั้ง 5 ฝ่ายตามบททดสอบปลายเปิดบทที่ 6 (1)
ตอบ 1. ผู้นำและผู้ใช้ระบบมีส่วนร่วมตลอดกระบวน
2. การวางแผนพัฒนาระบบถูกดำเนินการอย่างถูกวิธี
3. มีแนวทางที่แน่นอนในการออกแบบและทดสอบชุดคำสั่ง
4. เอกสารที่ใช้ประกอบในกระบวนการพัฒนาระบบมีความสมบูรณ์
5. มีการวางแผนและการฝึกอบรมผู้ใช้ระบบที่ดี
6. มีการตรวจสอบหลักการติดตั้งระบบใหม่เป็นระยะ
7. มีการวางแผนให้มีกระบวนการในการบำรุงรักษาที่ง่าย
8. การเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต โดยเฉพาะการพัฒนาระบบ
ปกติทีมงานพัฒนาระบบประกอบด้วยบุคคลต่อไปนี้ คณะกรรมการ ผู้จัดการระบบสารสนเทศ ผู้จัดการโครงการ นักวิเคราะห์ระบบ นักเขียนโปรแกรม เจ้าหน้าที่รวบรวมข้อมูล และผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป โดยที่การพัฒนาระบบจะสามารถทำได้อยู่ 4 วิธี คือ วิธีเฉพาะเจาะจง วิธีสร้างฐานข้อมูล วิธีจากล่างขึ้นบนและวิธีจากบนลงล่าง
การพัฒนาระบบสารสนเทศจะมีกระบวนการที่ใหญ่แบ่งออกได้เป็นหลายขั้นตอน การที่จะพัฒนาระบบให้ได้มีประสิทธิภาพทีมพัฒนาระบบจะต้องเข้าใจถึงขั้นตอนของกระบวนการพัฒนาเป็นอย่างอี เพื่อให้รู้ถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของทีมงานแต่ละคน ซึ่งกระบวนการพัฒนาระบบนั้นสามารถแบ่งออกได้
1. การสำรวจเบื้องต้น
2. การวิเคราะห์ความต้องการ
3. การออกแบบระบบ
4. การจัดหาอุปกรณ์ของระบบ และ
5. การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา
2. อภิปลายบทบาทของผู้บริหารทั้ง 3 ระดับในองค์กรตามบททดสอบปลายเปิดบทที่ 6 (1)
ตอบ ระดับผู้บริหารในองค์กร ( Manager Level ) แบ่งได้ 3 ระดับ ดังนี้
1. ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) ดูแลกำหนดทิศทางขององค์กร ด้านวิสัยทัศน์ นโยบาย เป็นการวางแผนในระยะยาว จะใช้การตัดสินใจในระดับกลยุทธ์ (Strategic planning )
2. ผู้บริหารระดับกลาง ( Middle Manager ) รับนโยบายจากผู้บริหารระดับสูงมาวางแผน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ จะใช้การตัดสินใจในระดับยุทธวิธี (Practical planning )
3. ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Manager) รับผิดชอบดูแลควบคุมด้านการปฏิบัติงานรายวัน โดยรับแผนปฏิบัติมาจากผู้บริหารระดับกลาง จะใช้การตัดสินใจระดับปฏิบัติการ (Operational planning )
* บทบาทการตัดสินใจของผู้บริหารเป็นจุดสำคัญสำหรับองค์กร ดังนั้นผู้บริหารจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนและตัดสินใจสำหรับปัญหารูปแบบต่าง ๆ เครื่องมือนั้นคือ "สารสนเทศที่ถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็ว"
3. ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ทำงานทั้ง 4 ชนิด มีอะไรบ้าง
4. อธิบายความแตกต่างของรายงานแต่ละชนิดและบทบาทของผู้บริหารในการตัดสินใจ
ตอบ 1. บทบาทระหว่างบุคคล (Interpersonal roles) ได้แก่ บทบาทจากหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ ได้แก่
ตอบ 1. AO ย่อมาจากคำว่าอะไร และหมายความว่าอย่างไร
3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น
5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ
ตาม ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติแล้ว จะมีเครื่องมือเครื่องใช้ที่มีเทคโนโลยีสูง เพื่อให้การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารได้สะดวกรวดเร็วรวมทั้งการเก็บข้อมูล รวบรวมข้อมูล และข่าวสาร หรือการประเภทเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงาน
1.ประเภทพิมพ์งานในสำนักงาน แระกอบด้วยเครื่องต่างๆ ดังนี้
1.1เครื่องพิมพ์ดีด
1.2เครื่องคอมพิวเตอร์
1.3เครื่องปรุกระดาษไข
2. ประเภทผลิตเอกสาร เอกสารในสำนักงานอัตโนมัติมีหลายประเภทจำเป็นต้องมี
เครื่องมือเครื่องใช้ เพื่อให้การจำทำเอกสาร ได้สะดวกรวดเร็วดังนี้
2.1เครื่องเย็บเอกสาร
2.2เครื่องอัดสำเนา
2.3เครื่องถ่ายเอกสาร
2.4เครื่องออฟเซ็ต
3.ประเภทการสื่อสารหรือการส่งข่าวสาร
3.1เครื่องจ่าหน้าซองจดหมาย
3.2เครื่องประทับตราไปรษณีย์
3.3เครื่องชั่งจดหมาย
3.4เครื่องผนึกซองจดหมาย
3.5เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร
3.ประเภทที่ใช้ในการเงินการบัญชี
3.4เครื่องบวกเลขและเครื่องคำนวณเลข
3.5เครื่องมือลงบัญชี
3.6เครื่องคอมพิวเตอร์เก็บข้อมูลการเงินและพิมพ์รายงาน
รายละเอียดของเครื่องมือ เครื่องใช้ในสำนักงานอัตโนมัติประเภทต่างๆ มีดังนี้
1. เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่ง
ต่อ งาน สำนักงานและการดำเนินธุรกิจ ซึ่งได้นำมาใช้เป็นเครื่องใช้สำนักงานเป็นเวลานานแล้ว หากขาดเครื่องพิมพ์ดีดไปแล้วธุรกิจต่าง ๆ ที่ทำกันอยู่ทุกวันนี้อาจจะหยุดชะงักได้ก็ได้ เครื่องพิมพ์ดีดสมัยก่อนเป็นเครื่องพิมพ์ดีดที่ใช้คนเคาะนิ้วลงบนแป้นอักษร ต่อมาก็ได้มีผู้คิดทำเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า และต่อจากนั้นก็ปรับปรุงเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าให้สามารถพิมพ์เอกสารได้อย่าง สวยงามมากขึ้นและปัจจุบันเครื่องพิมพ์ดีดในสำนักงานหลายแห่งไม่ได้นำมาใช้ ต่ออีกต่อไป เพราะการนำเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบประมวลผลคำ (Word processing)มาใช้อย่างแพร่หลายจนเข้ามาแทนที่เครื่องพิมพ์ดีดเหล่านั้นไป
2. เครื่องอัดสำเนา (Duplicating machine) เป็นเครื่องทุ่นแรงชนิดหนึ่งใช้สำหรับอัดสำข้อความหรือหนังสือที่ต้องการเป็นจำนวนมากเครื่องอัดสำเนานี้มักจะเรียกกันจนติดปากว่า”โรเนียว” แต่ ความจริงโรเนียวเป็นเครื่องหมายการค้าชนิดหนึ่งของเครื่องอัดสำเนา การใช้เครื่องอัดสำเนาข้อความหรือจดหมายที่ต้องการได้โดยการพิมพ์ข้อความที่ ต้องการลงในกระดาษไข (Stencil) ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดแล้วนำ กระดาษไขนี้เป็นแม่พิมพ์ใส่เข้ากับเครื่องอัดสำเนาจะต้องการจำนวนเท่าใดก็ กระทำได้ในเวลารวดเร็ว เครื่องอัดสำเนานี้มีทั้งชนิดใช้แรงหมุน และชนิดหมุนด้วยกำลังไฟฟ้า และบางยี่ห้อก็ใช้หมึกบางยี่ห้อก็ใช้น้ำยาแอลกอฮอล์ และอาจอัดสำเนาต้นฉบับที่เป็นสีต่าง ๆ กันได้
3. โทรศัพท์
เป็น สิ่งประดิษฐ์ที่สำนักงานไม่อาจจะขาดได้เพราะเป็นเครื่องมือสำหรับการใช้สื่อ สารติดต่อสนทนาระหว่างบุคคลภายในด้วยกันเองหรือสนทนากับบุคคลภายนอก โทรศัพท์ได้รับการปรับปรุงให้มีความสามารถมากไปกว่าการต่อสายการรับและการ สนทนากับอีกฝ่ายหนึ่งความสามารถที่เพิ่มขึ้นได้แก่ การบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ไว้ต่อโดยอัตโนมัติ การบันทึกเสียงของผู้เรียกเอาไว้เมื่อผู้ไม่อยู่รับโทรศัพท์ ฯลฯ อุปกรณ์สำคัญอย่างหนึ่งที่เกี่ยวกับโทรศัพท์ในสำนักงาน คือ อุปกรณ์ ชุมสายโทรศัพท์ภายในสำนักงานและใช้เชื่อมต่อการเรียกโทรศัพท์เข้ามาจากภาย นอกไปยังโทรศัพท์ทุกเครื่องภายในสำนักงาน
4.โทรสาร
ปัจจุบัน เครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสาร จากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์ นอกจากนั้นโทรสารมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการส่งภาพลักษณ์ของเอกสารต้นฉบับ ไปให้ผู้รับ เช่น เมื่อหน่วยงานจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าเสร็จแล้วก็อาจจะส่งใบสั่งซื้อนั้นผ่าน โทรสารไปยังบริษัทผู้จำหน่ายได้ทันที พร้อมกันนั้นบริษัทก็จะได้เห็นรายละเอียดตลอดจนภาพตราลักษณ์ของหน่วยงานและ ภาพลักษณ์ของลายเซ็นของผู้บริหารที่มีอำนาจในการลงนามเอกสารได้ ทำให้เกิดความมั่นใจว่าเป็นเอกสารการสั่งซื้อที่แท้จริง
5. เครื่องติดดวงตราไปรษณียากร (Stamp Affixer)
เป็น เครื่องชนิดที่ทำให้แสตมป์ชื้นเครื่องทุ่นแรงชนิดนี้ไม่ใช้ไฟฟ้า การใช้เครื่องนี้โดยการใช้แสตมป์ที่เป็นม้วน ๆ นำเข้าใส่เครื่องเมื่อกดปุ่มที่เครื่องก็สามารถตัดฉีกแสตป์นั้นออกได้ เครื่องติดดวงตราไปรษณีย์นี้เป็นที่นิยมกันมากเพราะเป็นการทุ่นเวลาได้มาก ในเมื่อมีจดหมายหรือเอกสารที่ต้องการส่งทางไปรษณีย์เป็นจำนวนมาก ๆ เครื่องติดดวงตราไปรษณียากรนี้สามารถจะบอกให้ทราบด้วยว่าไปรษณียากรที่ใช้ไป แล้วนั้นเหลือเท่าใด
6. เครื่องประทับตราไปรษณียากร (Postal Meter)
เป็นเครื่อง ผนึกตราไปรษณียากร จดหมายสิ่งตีพิมพ์หรือพัสดุที่จะส่งทางไปรษณีย์ เมื่อทราบน้ำหนักก็จะทราบว่าจะเสียค่าไปรษณียากรตามที่การสื่อสารแห่งประเทศ ไทยได้กำหนดไว้แล้วเป็นจำนวนเงินเท่าไร หากสำนักงานนั้นมีเครื่องพิมพ์ตราไปรษณียากรก็ไม่จำเป็นต้องปิดดวงตรา ไปรษณีย์ แต่จะนำจดหมายนั้นเข้าไปให้เครื่องนี้พิมพ์ตรา ดังจะเห็นจากจดหมายต่าง ๆ ซึ่งในประเทศเราก็มีใช้กันอยู่หลายบริษัทแล้ว ถ้าหากเป็นพัสดุหรือสิ่งตีพิมพ์ที่ไม่สามารถนำสอดเข้าพิมพ์ได้ ก็ให้ใช้กระดาษขาวเหนียว ตามขนาดที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยบังคับไว้สอดเข้าไปพิมพ์แล้วจึงนำมาติด กับพัสดุภัณฑ์นั้นอีกทีหนึ่ง เครื่องชนิดนี้อำนวยความสะดวกให้เป็นอย่างมากสำหรับสำนักงานที่มีจดหมายและ พัสดุส่งออกมาก การใช้เครื่องพิมพ์ตราไปรษณียากรนี้จะต้องขออนุญาตและจดทะเบียนที่การสื่อ สารแห่งประเทศไทย เจ้าพนักงานไปรษณีย์จะมาตั้งจำนวนครั้งและราคาของดวงตราและเมื่อใช้ไปประมาณ 1,000 บาท แล้วจะต้องนำเงินไปชำระอีกเป็นทุนสำรองไม่น้อยกว่า 5,000 บาท การใช้เครื่องชนิดนี้เป็นการลดงานของการสื่อสารแห่งประเทศไทยได้อีกด้วย และหากเป็นชนิดไฟฟ้าก็สามารถจะมีผนึกซองจดหมายได้อีกด้วย
7. เครื่องเปิดซองจดหมาย (Envelope Opener)
การ ที่บริษัทหรือสำนักงานต่าง ๆ ได้รับจดหมายมาเป็นจำนวนมาก ๆ หากไม่มีเครื่องเปิดซองจดหมายโดยเฉพาะก็จะทำให้งานนั้นล่าช้าไปเปล่า ๆ เพราะจะอาศัยแต่เพียงกรรไกรตัดย่อมไม่ทันความต้องการ แต่ถ้ามีเครื่องเปิดซองก็อาจจะใช้ตัดริมซองจดหมายได้ครั้งละหลาย ๆ ซอง เพียงแต่ผู้ใช้เครื่องเคาะให้เอกสารหรือเอกสารหรือจดหมายนั้นลงไปอยู่อีก ด้านหนึ่ง ๆ แล้วส่งให้ในเครื่องชนิดนี้ มีดจะตัดริมซองได้ด้วยความเร็วเมื่อเปิดซองแล้วเจ้าหน้าที่ก็นำเอกสารนั้นมา แนบไว้กับซองนั้น
8. เครื่องชั่งจดหมายและพัสดุ (Postal Scales)
งาน ในสำนักงานหากมีจดหมายที่จะต้องส่งออกมาเครื่องชั่งจดหมายและพัสดุก็เป็น สิ่งจำเป็นอย่างมากเช่นเดียวกันกับเครื่องติดดวงตราไปรษณียากรเพราะการจะ ทราบค่าไปรษณียากรให้ถูกต้องก็จะต้องทราบน้ำหนักก่อน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งร้านสรรพสินค้าที่มีการจำหน่ายสิ่งของทางไปรษณีย์ย่อม เป็นสิ่งจำเป็น เพราะเมื่อใดทราบน้ำหนักก็จะปิดดวงตราไปรษณีย์ตามน้ำหนักได้ตามต้องอัตราที่ การสื่อสารแห่งประเทศไทยได้กำหนดไว้เป็นการสะดวกและรวดเร็วอย่างยิ่ง
9. เครื่องผนึกซองจดหมาย (Envelope Sealing Machine)
เครื่อง ทุ่นแรงชนิดนี้เป็นเครื่องอัตโนมัติที่ประดิษฐ์ขึ้นเพื่อจะทำให้การที่ซอง นั้นมีความชื้นแล้ผนึกซองได้ด้วย การใช้เครื่องนี้โดยนำเอาซองที่ได้บรรจุเอกสารไว้เพื่อผนึกบรรจุวางในที่ที่ จะป้อนเข้าเครื่อง การวางซองต้องวางซ้อนราบ ๆ เพื่อให้เครื่องที่ให้กาวที่ซองชื้นก่อน แล้วเครื่องจะผนึกเสร็จเรียบร้อยได้โดยอัตโนมัติ เป็นการประหยัดเวลาได้เป็นอย่างมากเช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ดวงตราไปรษณีย์
10. เครื่องคำนวณเลข (Calculating Machine) เครื่องคำนวณเลขนี้แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ ชนิด Ten Key Machine และชนิด Full Key Machine เครื่อง เหล่านี้สามารถที่จะคำนวณการบวก ลบ คูณ หาร ได้รวดเร็ว ผลลัพธ์นั้นจะปรากฏบนกระดาษม้วนหรือบนส่วนหนึ่งของเครื่องคำนวณเลข เหล่านั้น เครื่องชนิดนี้บางชนิดก็เป็นแต่เพียง Adding Machine เท่านั้น คือสามารถที่จะบวกลบเท่านั้นและมีทั้งประเภทใช้มือโยกและใช้ไฟฟ้า สำหรับชนิด Full Key Machine นั้นเป็นเครื่องชนิดแป้นมากคือ ตอนบนมีแถวเป็นเลข 9 ตลอดแนว และแถวต่อๆ มาก็เป็นเลข 8,7,6, ฯลฯ ตลอดแถวจนเป็นเลข1 โดยแต่ละแถวมี 10 แป้น
11. เครื่องสั่งงาน (Dictaphone) ตาม สำนักงานห้างร้านใหญ่ๆที่มีปริมาณงานมากผู้บังคับบัญชาอาจไม่มีเวลาพอที่จะ มาสั่งงานด้วนตนเองได้ เมื่อเป็นเช่นนี้ก็จำเป็นต้องใช้เครื่องสั่งงานอันเป็นเครื่องบันทึกเสียง ชนิดหนึ่ง โดยผู้บังคับบัญชาสั่งงานไว้ในเครื่องนั้น เมื่อเลขานุการมาก็เปิดเครื่องฟังเครื่องชนิดนี้ขณะที่เปิดอาจจะหยุดได้ตาม ต้องการ ผู้ที่เชี่ยวชาญในการฟังมักจะฟังไปด้วยและพิมพ์ไปด้วย และสามารถทำให้เสียงดังฟังได้เฉพาะหรือเสียงดังออกเช่นเครื่องบันทึกเสียง อื่นๆ
12. เครื่องลงบัญชี เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้มีประโยชน์มากสามารถอำนวยความสะดวกได้เป็นอย่างดียิ่ง ซึ่งมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน บางชนิดสามารถใช้บวก หัก รวม ได้โดยอัตโนมัติจัดลำดับจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง บางชนิดก็สามารถผ่านบัญชีรายรับ รายจ่ายและบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมทั้งใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับสถิติ การบันทึกสินค้าคงคลัง และบางแบบก็ทำบัญชีของลูกค้าสมุดรายวันและพิสูจน์ยอดทั้งสองข้างได้
1. อธิบายชื่อและกิจกรรมของฝ่ายต่างๆทั้ง 5 ฝ่ายตามบททดสอบปลายเปิดบทที่ 6 (1)
ตอบ 1. ผู้นำและผู้ใช้ระบบมีส่วนร่วมตลอดกระบวน
2. การวางแผนพัฒนาระบบถูกดำเนินการอย่างถูกวิธี
3. มีแนวทางที่แน่นอนในการออกแบบและทดสอบชุดคำสั่ง
4. เอกสารที่ใช้ประกอบในกระบวนการพัฒนาระบบมีความสมบูรณ์
5. มีการวางแผนและการฝึกอบรมผู้ใช้ระบบที่ดี
6. มีการตรวจสอบหลักการติดตั้งระบบใหม่เป็นระยะ
7. มีการวางแผนให้มีกระบวนการในการบำรุงรักษาที่ง่าย
8. การเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต โดยเฉพาะการพัฒนาระบบ
ปกติทีมงานพัฒนาระบบประกอบด้วยบุคคลต่อไปนี้ คณะกรรมการ ผู้จัดการระบบสารสนเทศ ผู้จัดการโครงการ นักวิเคราะห์ระบบ นักเขียนโปรแกรม เจ้าหน้าที่รวบรวมข้อมูล และผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป โดยที่การพัฒนาระบบจะสามารถทำได้อยู่ 4 วิธี คือ วิธีเฉพาะเจาะจง วิธีสร้างฐานข้อมูล วิธีจากล่างขึ้นบนและวิธีจากบนลงล่าง
การพัฒนาระบบสารสนเทศจะมีกระบวนการที่ใหญ่แบ่งออกได้เป็นหลายขั้นตอน การที่จะพัฒนาระบบให้ได้มีประสิทธิภาพทีมพัฒนาระบบจะต้องเข้าใจถึงขั้นตอนของกระบวนการพัฒนาเป็นอย่างอี เพื่อให้รู้ถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของทีมงานแต่ละคน ซึ่งกระบวนการพัฒนาระบบนั้นสามารถแบ่งออกได้
1. การสำรวจเบื้องต้น
2. การวิเคราะห์ความต้องการ
3. การออกแบบระบบ
4. การจัดหาอุปกรณ์ของระบบ และ
5. การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา
2. อภิปลายบทบาทของผู้บริหารทั้ง 3 ระดับในองค์กรตามบททดสอบปลายเปิดบทที่ 6 (1)
ตอบ ระดับผู้บริหารในองค์กร ( Manager Level ) แบ่งได้ 3 ระดับ ดังนี้
1. ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) ดูแลกำหนดทิศทางขององค์กร ด้านวิสัยทัศน์ นโยบาย เป็นการวางแผนในระยะยาว จะใช้การตัดสินใจในระดับกลยุทธ์ (Strategic planning )
2. ผู้บริหารระดับกลาง ( Middle Manager ) รับนโยบายจากผู้บริหารระดับสูงมาวางแผน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ จะใช้การตัดสินใจในระดับยุทธวิธี (Practical planning )
3. ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Manager) รับผิดชอบดูแลควบคุมด้านการปฏิบัติงานรายวัน โดยรับแผนปฏิบัติมาจากผู้บริหารระดับกลาง จะใช้การตัดสินใจระดับปฏิบัติการ (Operational planning )
* บทบาทการตัดสินใจของผู้บริหารเป็นจุดสำคัญสำหรับองค์กร ดังนั้นผู้บริหารจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนและตัดสินใจสำหรับปัญหารูปแบบต่าง ๆ เครื่องมือนั้นคือ "สารสนเทศที่ถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็ว"
3. ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ทำงานทั้ง 4 ชนิด มีอะไรบ้าง
ตอบ
1. ส่วนที่นำเข้า (Inputs) ได้แก่การรวบรวมและการจัดเตรียมข้อมูลดิบ ส่วนที่นำเข้านี้สามารถมีได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการโทรเข้าเพื่อขอข้อมูลในระบบสอบถามเบอร์โทรศัพท์ ข้อมูลที่ลูกค้ากรอกในใบ สอบถามการให้บริการของร้านค้าฯลฯ ขึ้นอยู่กับส่วนแสดงผลที่ต้องการ ส่วนที่นำเข้านี้อาจเป็นขบวนการที่ทำด้วยตัวเองหรือเป็นแบบอัตโนมัติก็ได้ เช่นการอ่านข้อมูลรายชื่อสินค้าและรายราคาโดยเครื่องอ่าน บาร์โค้ดของห้างสรรพสินค้า จัดเป็นส่วนที่นำเข้าแบบอัตโนมัติ
2. การประมวลผล (Processing) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนและการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปของส่วนแสดงผลที่มีประโยชน์ ตัวอย่างของการประมวลผลได้แก่การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเลือกทางเลือกในการปฏิบัติงานและการเก็บข้อมูลไว้ใช้ในอนาคต โดยการประมวลผลสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือสามารถใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบคิดเงินเดือนพนักงาน สามารถคิดได้จากการนำจำนวน ชั่วโมงการทำงานของพนักงานคูณเข้ากับอัตราค่าจ้างเพื่อให้ได้ยอดเงินรวมที่ต้องจ่ายรวม ถ้าชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์มากกว่า 40 ชั่วโมงอาจมีการคิดเงินล่วงเวลาให้ โดยเพิ่มเข้าไปกับเงินรวม จากนั้นอาจจะทำการหักภาษีพนักงาน โดยการนำเงินรวมมาคิดภาษีและนำเงินรวมมาลบด้วยภาษีที่คำนวณได้ จะทำให้ได้เงินสุทธิที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน
3. ส่วนที่แสดงผล (Outputs) เกี่ยวข้องกับการผลิตสารสนเทศที่มีประโยชน์ มักจะอยู่ในรูปของเอกสาร หรือรายงานหรืออาจะเป็นเช็คที่จ่ายให้กับพนักงาน รายงานที่นำเสนอผู้บริหารและสารสนเทศที่ถูกผลิตออกมาให้กับผู้ถือหุ้น ธนาคาร หรือกลุ่มอื่นๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบหนึ่งอาจใช้เป็นส่วนที่นำเข้าเพื่อควบคุมระบบหรืออุปกรณ์อื่นๆ ก็ได้ เช่นในขบวนการผลิตเฟอร์นิเจอร์ พนักงานขาย ลูกค้า และ นักออกแบบเฟอร์นิเจอร์อาจจะทำการออกแบบเฟอร์นิเจอร์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า โดยอาจจะใช้ซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการออกแบบนี้ด้วย จนกระทั่งได้ต้นแบบที่ตรงความต้องการมากที่สุด จึงส่งแบบนั้นไปทำการผลิต จะเห็นว่าแบบเฟอร์นิเจอร์ที่ได้จากการออกแบบแต่ละครั้งจะเป็นส่วนที่ถูกนำไปปรับปรุงการออกแบบในครั้งต่อๆ ไป จนกระทั่งได้แบบ สุดท้ายออกมา อาจอยู่ในรูปของสิ่งพิมพ์ที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์หรือแสดงอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เป็นอุปกรณ์แสดงผลตัวหนึ่งหรืออาจจะอยู่ในรูปของรายงานและเอกสารที่เขียนด้วยมือก็ได้
4. ผลสะท้อนกลับ (Feedback) คือส่วนแสดงผลที่ใช้ในการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อส่วนที่นำเข้าหรือส่วนประมวลผล เช่น ความผิดพลาดหรือปัญหาที่เกิดขึ้น อาจจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลนำเข้าหรือทำการเปลี่ยนแปลงการประมวลผลเพื่อให้ได้ส่วนแสดงผลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ถ้าทำการป้อนชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์เป็น 400 แทนที่จะเป็น 40 ชั่วโมง ถ้าทำการกำหนดให้ระบบตรวจสอบค่าชั่วโมงการทำงานให้อยู่ในช่วง 0-100 ชั่วโมง ดังนั้นเมื่อพบข้อมูลนี้เป็น 400 ชั่วโมง ระบบจะทำการส่งผลสะท้อนกลับออกมา อาจจะอยู่ในรูปของรายงานความผิดพลาด ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการตรวจสอบและแก้ไขจำนวนชั่วโมงการทำงานที่นำเข้ามาคำนวณให้ถูกต้องได้
ตอบ 1. บทบาทระหว่างบุคคล (Interpersonal roles) ได้แก่ บทบาทจากหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ ได้แก่
2. บทบาทด้านสารสนเทศ (Informational roles) ได้แก่
ให้กับสมาชิกขององค์กร
3. บทบาทด้านการตัดสินใจ (Decisional roles) ได้แก่
5. ระบบสำนักงานอัตโนมัติและระบบการทำงานที่ใช้ความรู้เฉพาะด้านแตกต่างกันอย่างไร
ริเริ่มหรือแนะนำในด้านการควบคุมภายในองค์กร
เมื่อองค์การเผชิญกับสิ่งรบกวนที่ไม่คาดคิดมาก่อน
ต่างๆ ตามแผนกลยุทธ์ที่วางไว้
ตอบ 1. AO ย่อมาจากคำว่าอะไร และหมายความว่าอย่างไร
โอเอ ย่อมาจาก office automation แปลว่า การอัตโนมัติสำนักงานสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน(ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ automated office)
สำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation)
สำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation)
2.การสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องอาศัยปัจจัยใดบ้าง
การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความ และเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการ การบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็ว ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การ
ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง
ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง
3.จงบอกวัตถุประสงค์ ข้อดี ข้อเสียขอระบบสำนักานอัตโนมัติ มาเป็นข้อๆ
วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์หาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ วัตถุประสงค์การนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้คือ
คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์หาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ วัตถุประสงค์การนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้คือ
1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง
4.หน้าที่ของ OA คือ
หน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA
ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักในOA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน
อธิบายได้ดังนี้
การใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ซึ่งปรากฏข้อมูลบนจอภาพ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารเพราะสามารถใช้ประสาทสัมผัสทางตา หู ไปพร้อมกันจึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบูรณ์ขึ้น พร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน ปัจจุบันเป็นยุคข่าวสารข้อมูล ดังนั้นหน่วยงานธุรกิจได้มีการพัฒนานำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยในการบริหารงานให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ซึ่งในอนาคตคนทำงานในสำนักงานจะค่อยๆ น้อยลง เพราะบุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีมากขึ้น ก็สามารถที่จะทำงานอยู่ที่บ้านใช้การติดต่อสื่อสารกันก็จะทำให้การทำงานนั้นสำเร็จผลได้ ทั้งนี้เพราะทุกคนต่างก็จะหลีกหนีปัญหาต่างๆ เช่น การจราจร ปัญหา มลภาวะเป็นพิษต่างๆ ตลอดจนช่วยลดระยะเวลาในการเดินทาง และประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้เป็นอย่างดี การติดต่อสื่อสารด้วยระบบเครื่องมือที่ไฮเทคโนโลยีจะช่วยการบริหารหรือการทำงานในสำนักงาน
ลดน้อยลงได้ เช่น
การใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ซึ่งปรากฏข้อมูลบนจอภาพ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารเพราะสามารถใช้ประสาทสัมผัสทางตา หู ไปพร้อมกันจึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบูรณ์ขึ้น พร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน ปัจจุบันเป็นยุคข่าวสารข้อมูล ดังนั้นหน่วยงานธุรกิจได้มีการพัฒนานำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยในการบริหารงานให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ซึ่งในอนาคตคนทำงานในสำนักงานจะค่อยๆ น้อยลง เพราะบุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีมากขึ้น ก็สามารถที่จะทำงานอยู่ที่บ้านใช้การติดต่อสื่อสารกันก็จะทำให้การทำงานนั้นสำเร็จผลได้ ทั้งนี้เพราะทุกคนต่างก็จะหลีกหนีปัญหาต่างๆ เช่น การจราจร ปัญหา มลภาวะเป็นพิษต่างๆ ตลอดจนช่วยลดระยะเวลาในการเดินทาง และประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้เป็นอย่างดี การติดต่อสื่อสารด้วยระบบเครื่องมือที่ไฮเทคโนโลยีจะช่วยการบริหารหรือการทำงานในสำนักงาน
ลดน้อยลงได้ เช่น
1. การเก็บและค้นหาข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ คือ การใช้คอมพิวเตอร์บันทึกข้อมูลต่างๆ เมื่อต้องการใช้ก็สามารถเรียกดูได้จากหน้าจอ โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่มีขั้นตอนยุ่งยากสลับซับซ้อนในกรณีเก็บไว้นานหลายปี โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นามี เช่น นำมาเก็บทะเบียนประวัติ บัญชีเงินเดือน บัญชีรายการสินค้าและแผนงานต่างๆ เป็นต้น
2. การส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งแต่เดิมใช้การเดินหนังสือ ซึ่งในปัจจุบันการส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถให้ข่าวปรากฏบนเทอร์มินัล โดยถูกควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ข่าวสารใดส่งไปให้ใครเมื่อไหร่ การตอบรับเมื่อไหร่และมีคำตอบกลับมาว่าอย่างไร
3. การจัดระบบ "เวิร์ดโพรเซสซิ่ง" (Word Processing) และการวางรูปแบบของเอกสาร คือ นำมาทดแทนเครื่องพิมพ์ดีด นำมาใช้ในการพิมพ์งานเอกสารทำให้เอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. การจัดระบบช่วยบริหารและเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว คือการบันตารางและกำหนดนัดหมาย การเก็บสถิติต่างๆ การจัดเก็บรวบรวมเรื่องไว้เป็นแฟ้มเป็นหมวดหมู่ที่จะค้นหาและเรียกดูได้สะดวก รวมทั้งจัดทำทะเบียนต่างๆ
5.การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูล หรือสถานที่ให้บริการทางด้านข้อมูลจากภายนอกรวมทั้งการจัดระบบ"ว้อยส์โพรเซสซิ่ง" (Voice Processing) คือการติดต่อแลกเปลี่ยนข่าวสารจากสถานบริการคอมพิวเตอร์จากภายนอกจะบันทึกเสียงพูดไปให้บุคคลอื่นได้ฟัง โดยเสียเวลาพูดเพียงครั้งเดียว ช่วยประหยัดเวลาและไม่ต้องเสียอารมณ์มานั่งชี้แจงซ้ำๆ กัน และบันทึกเสียงผู้ที่ติดต่อเข้ามาพร้อมกับชื่อคนที่โทรเข้ามาเวลาและรายละเอียดต่างๆได้
3. การจัดระบบ "เวิร์ดโพรเซสซิ่ง" (Word Processing) และการวางรูปแบบของเอกสาร คือ นำมาทดแทนเครื่องพิมพ์ดีด นำมาใช้ในการพิมพ์งานเอกสารทำให้เอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. การจัดระบบช่วยบริหารและเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว คือการบันตารางและกำหนดนัดหมาย การเก็บสถิติต่างๆ การจัดเก็บรวบรวมเรื่องไว้เป็นแฟ้มเป็นหมวดหมู่ที่จะค้นหาและเรียกดูได้สะดวก รวมทั้งจัดทำทะเบียนต่างๆ
5.การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูล หรือสถานที่ให้บริการทางด้านข้อมูลจากภายนอกรวมทั้งการจัดระบบ"ว้อยส์โพรเซสซิ่ง" (Voice Processing) คือการติดต่อแลกเปลี่ยนข่าวสารจากสถานบริการคอมพิวเตอร์จากภายนอกจะบันทึกเสียงพูดไปให้บุคคลอื่นได้ฟัง โดยเสียเวลาพูดเพียงครั้งเดียว ช่วยประหยัดเวลาและไม่ต้องเสียอารมณ์มานั่งชี้แจงซ้ำๆ กัน และบันทึกเสียงผู้ที่ติดต่อเข้ามาพร้อมกับชื่อคนที่โทรเข้ามาเวลาและรายละเอียดต่างๆได้
5.เทคโนโลยีที่ OA นำมาใช้
ก. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้งหมด
ข. เทคโนโลยีสำนักงานได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่ทำสำเนาได้หลายชุด เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น
ข. เทคโนโลยีสำนักงานได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่ทำสำเนาได้หลายชุด เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น
ค. เทคโนโลยีการสื่อสารได้แก่ โทรศัพท์ การสื่อสารผ่านดาวเทียม
6.ข้อควรพิจารณาในการนำ OA มาใช้
ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้ 1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
7.การรักษาความปลอดภัยของ OA
เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสารหรือข้อมูลอัตโนมัติมีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น
2.1 ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์
2.2 ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง
2.3 ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์
3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น
3.1 passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น
3.2 encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล
3.3 call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมี
อำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่
3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM
3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM
3.5 คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น
4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลในinternal memory เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)
5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ
6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฎหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์ เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด
8.ปัจจัยที่ทำให้ OA ประสบความสำเร็จ
ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ
1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร
เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี
2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี
ประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือเลือกคนให้เหมาะกับงาน
3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น
3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น
เครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ
3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่
3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่
3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่
3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่
4.นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งาน
5.ใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า
4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง
4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง
4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ
4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ
4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน
4.4 มีความรับผิดชอบในงาน
4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี
4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี
4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสม
4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม
9.อุปกรณ์ที่ใช้งานในสำนักานอัตโนมัติ ได้แก่อุปกรณ์ใดบ้าง และอุปกรณ์เหล่านั้นมีหน้าที่การทำงานอย่างไร จงอธิบายอย่างคร่าวๆ
ตาม ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติแล้ว จะมีเครื่องมือเครื่องใช้ที่มีเทคโนโลยีสูง เพื่อให้การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารได้สะดวกรวดเร็วรวมทั้งการเก็บข้อมูล รวบรวมข้อมูล และข่าวสาร หรือการประเภทเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงาน
1.ประเภทพิมพ์งานในสำนักงาน แระกอบด้วยเครื่องต่างๆ ดังนี้
1.1เครื่องพิมพ์ดีด
1.2เครื่องคอมพิวเตอร์
1.3เครื่องปรุกระดาษไข
2. ประเภทผลิตเอกสาร เอกสารในสำนักงานอัตโนมัติมีหลายประเภทจำเป็นต้องมี
เครื่องมือเครื่องใช้ เพื่อให้การจำทำเอกสาร ได้สะดวกรวดเร็วดังนี้
2.1เครื่องเย็บเอกสาร
2.2เครื่องอัดสำเนา
2.3เครื่องถ่ายเอกสาร
2.4เครื่องออฟเซ็ต
3.ประเภทการสื่อสารหรือการส่งข่าวสาร
3.1เครื่องจ่าหน้าซองจดหมาย
3.2เครื่องประทับตราไปรษณีย์
3.3เครื่องชั่งจดหมาย
3.4เครื่องผนึกซองจดหมาย
3.5เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร
3.ประเภทที่ใช้ในการเงินการบัญชี
3.4เครื่องบวกเลขและเครื่องคำนวณเลข
3.5เครื่องมือลงบัญชี
3.6เครื่องคอมพิวเตอร์เก็บข้อมูลการเงินและพิมพ์รายงาน
รายละเอียดของเครื่องมือ เครื่องใช้ในสำนักงานอัตโนมัติประเภทต่างๆ มีดังนี้
1. เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่ง
ต่อ งาน สำนักงานและการดำเนินธุรกิจ ซึ่งได้นำมาใช้เป็นเครื่องใช้สำนักงานเป็นเวลานานแล้ว หากขาดเครื่องพิมพ์ดีดไปแล้วธุรกิจต่าง ๆ ที่ทำกันอยู่ทุกวันนี้อาจจะหยุดชะงักได้ก็ได้ เครื่องพิมพ์ดีดสมัยก่อนเป็นเครื่องพิมพ์ดีดที่ใช้คนเคาะนิ้วลงบนแป้นอักษร ต่อมาก็ได้มีผู้คิดทำเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า และต่อจากนั้นก็ปรับปรุงเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าให้สามารถพิมพ์เอกสารได้อย่าง สวยงามมากขึ้นและปัจจุบันเครื่องพิมพ์ดีดในสำนักงานหลายแห่งไม่ได้นำมาใช้ ต่ออีกต่อไป เพราะการนำเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบประมวลผลคำ (Word processing)มาใช้อย่างแพร่หลายจนเข้ามาแทนที่เครื่องพิมพ์ดีดเหล่านั้นไป
2. เครื่องอัดสำเนา (Duplicating machine) เป็นเครื่องทุ่นแรงชนิดหนึ่งใช้สำหรับอัดสำข้อความหรือหนังสือที่ต้องการเป็นจำนวนมากเครื่องอัดสำเนานี้มักจะเรียกกันจนติดปากว่า”โรเนียว” แต่ ความจริงโรเนียวเป็นเครื่องหมายการค้าชนิดหนึ่งของเครื่องอัดสำเนา การใช้เครื่องอัดสำเนาข้อความหรือจดหมายที่ต้องการได้โดยการพิมพ์ข้อความที่ ต้องการลงในกระดาษไข (Stencil) ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดแล้วนำ กระดาษไขนี้เป็นแม่พิมพ์ใส่เข้ากับเครื่องอัดสำเนาจะต้องการจำนวนเท่าใดก็ กระทำได้ในเวลารวดเร็ว เครื่องอัดสำเนานี้มีทั้งชนิดใช้แรงหมุน และชนิดหมุนด้วยกำลังไฟฟ้า และบางยี่ห้อก็ใช้หมึกบางยี่ห้อก็ใช้น้ำยาแอลกอฮอล์ และอาจอัดสำเนาต้นฉบับที่เป็นสีต่าง ๆ กันได้
3. โทรศัพท์
เป็น สิ่งประดิษฐ์ที่สำนักงานไม่อาจจะขาดได้เพราะเป็นเครื่องมือสำหรับการใช้สื่อ สารติดต่อสนทนาระหว่างบุคคลภายในด้วยกันเองหรือสนทนากับบุคคลภายนอก โทรศัพท์ได้รับการปรับปรุงให้มีความสามารถมากไปกว่าการต่อสายการรับและการ สนทนากับอีกฝ่ายหนึ่งความสามารถที่เพิ่มขึ้นได้แก่ การบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ไว้ต่อโดยอัตโนมัติ การบันทึกเสียงของผู้เรียกเอาไว้เมื่อผู้ไม่อยู่รับโทรศัพท์ ฯลฯ อุปกรณ์สำคัญอย่างหนึ่งที่เกี่ยวกับโทรศัพท์ในสำนักงาน คือ อุปกรณ์ ชุมสายโทรศัพท์ภายในสำนักงานและใช้เชื่อมต่อการเรียกโทรศัพท์เข้ามาจากภาย นอกไปยังโทรศัพท์ทุกเครื่องภายในสำนักงาน
4.โทรสาร
ปัจจุบัน เครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสาร จากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์ นอกจากนั้นโทรสารมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการส่งภาพลักษณ์ของเอกสารต้นฉบับ ไปให้ผู้รับ เช่น เมื่อหน่วยงานจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าเสร็จแล้วก็อาจจะส่งใบสั่งซื้อนั้นผ่าน โทรสารไปยังบริษัทผู้จำหน่ายได้ทันที พร้อมกันนั้นบริษัทก็จะได้เห็นรายละเอียดตลอดจนภาพตราลักษณ์ของหน่วยงานและ ภาพลักษณ์ของลายเซ็นของผู้บริหารที่มีอำนาจในการลงนามเอกสารได้ ทำให้เกิดความมั่นใจว่าเป็นเอกสารการสั่งซื้อที่แท้จริง
5. เครื่องติดดวงตราไปรษณียากร (Stamp Affixer)
เป็น เครื่องชนิดที่ทำให้แสตมป์ชื้นเครื่องทุ่นแรงชนิดนี้ไม่ใช้ไฟฟ้า การใช้เครื่องนี้โดยการใช้แสตมป์ที่เป็นม้วน ๆ นำเข้าใส่เครื่องเมื่อกดปุ่มที่เครื่องก็สามารถตัดฉีกแสตป์นั้นออกได้ เครื่องติดดวงตราไปรษณีย์นี้เป็นที่นิยมกันมากเพราะเป็นการทุ่นเวลาได้มาก ในเมื่อมีจดหมายหรือเอกสารที่ต้องการส่งทางไปรษณีย์เป็นจำนวนมาก ๆ เครื่องติดดวงตราไปรษณียากรนี้สามารถจะบอกให้ทราบด้วยว่าไปรษณียากรที่ใช้ไป แล้วนั้นเหลือเท่าใด
6. เครื่องประทับตราไปรษณียากร (Postal Meter)
เป็นเครื่อง ผนึกตราไปรษณียากร จดหมายสิ่งตีพิมพ์หรือพัสดุที่จะส่งทางไปรษณีย์ เมื่อทราบน้ำหนักก็จะทราบว่าจะเสียค่าไปรษณียากรตามที่การสื่อสารแห่งประเทศ ไทยได้กำหนดไว้แล้วเป็นจำนวนเงินเท่าไร หากสำนักงานนั้นมีเครื่องพิมพ์ตราไปรษณียากรก็ไม่จำเป็นต้องปิดดวงตรา ไปรษณีย์ แต่จะนำจดหมายนั้นเข้าไปให้เครื่องนี้พิมพ์ตรา ดังจะเห็นจากจดหมายต่าง ๆ ซึ่งในประเทศเราก็มีใช้กันอยู่หลายบริษัทแล้ว ถ้าหากเป็นพัสดุหรือสิ่งตีพิมพ์ที่ไม่สามารถนำสอดเข้าพิมพ์ได้ ก็ให้ใช้กระดาษขาวเหนียว ตามขนาดที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยบังคับไว้สอดเข้าไปพิมพ์แล้วจึงนำมาติด กับพัสดุภัณฑ์นั้นอีกทีหนึ่ง เครื่องชนิดนี้อำนวยความสะดวกให้เป็นอย่างมากสำหรับสำนักงานที่มีจดหมายและ พัสดุส่งออกมาก การใช้เครื่องพิมพ์ตราไปรษณียากรนี้จะต้องขออนุญาตและจดทะเบียนที่การสื่อ สารแห่งประเทศไทย เจ้าพนักงานไปรษณีย์จะมาตั้งจำนวนครั้งและราคาของดวงตราและเมื่อใช้ไปประมาณ 1,000 บาท แล้วจะต้องนำเงินไปชำระอีกเป็นทุนสำรองไม่น้อยกว่า 5,000 บาท การใช้เครื่องชนิดนี้เป็นการลดงานของการสื่อสารแห่งประเทศไทยได้อีกด้วย และหากเป็นชนิดไฟฟ้าก็สามารถจะมีผนึกซองจดหมายได้อีกด้วย
7. เครื่องเปิดซองจดหมาย (Envelope Opener)
การ ที่บริษัทหรือสำนักงานต่าง ๆ ได้รับจดหมายมาเป็นจำนวนมาก ๆ หากไม่มีเครื่องเปิดซองจดหมายโดยเฉพาะก็จะทำให้งานนั้นล่าช้าไปเปล่า ๆ เพราะจะอาศัยแต่เพียงกรรไกรตัดย่อมไม่ทันความต้องการ แต่ถ้ามีเครื่องเปิดซองก็อาจจะใช้ตัดริมซองจดหมายได้ครั้งละหลาย ๆ ซอง เพียงแต่ผู้ใช้เครื่องเคาะให้เอกสารหรือเอกสารหรือจดหมายนั้นลงไปอยู่อีก ด้านหนึ่ง ๆ แล้วส่งให้ในเครื่องชนิดนี้ มีดจะตัดริมซองได้ด้วยความเร็วเมื่อเปิดซองแล้วเจ้าหน้าที่ก็นำเอกสารนั้นมา แนบไว้กับซองนั้น
8. เครื่องชั่งจดหมายและพัสดุ (Postal Scales)
งาน ในสำนักงานหากมีจดหมายที่จะต้องส่งออกมาเครื่องชั่งจดหมายและพัสดุก็เป็น สิ่งจำเป็นอย่างมากเช่นเดียวกันกับเครื่องติดดวงตราไปรษณียากรเพราะการจะ ทราบค่าไปรษณียากรให้ถูกต้องก็จะต้องทราบน้ำหนักก่อน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งร้านสรรพสินค้าที่มีการจำหน่ายสิ่งของทางไปรษณีย์ย่อม เป็นสิ่งจำเป็น เพราะเมื่อใดทราบน้ำหนักก็จะปิดดวงตราไปรษณีย์ตามน้ำหนักได้ตามต้องอัตราที่ การสื่อสารแห่งประเทศไทยได้กำหนดไว้เป็นการสะดวกและรวดเร็วอย่างยิ่ง
9. เครื่องผนึกซองจดหมาย (Envelope Sealing Machine)
เครื่อง ทุ่นแรงชนิดนี้เป็นเครื่องอัตโนมัติที่ประดิษฐ์ขึ้นเพื่อจะทำให้การที่ซอง นั้นมีความชื้นแล้ผนึกซองได้ด้วย การใช้เครื่องนี้โดยนำเอาซองที่ได้บรรจุเอกสารไว้เพื่อผนึกบรรจุวางในที่ที่ จะป้อนเข้าเครื่อง การวางซองต้องวางซ้อนราบ ๆ เพื่อให้เครื่องที่ให้กาวที่ซองชื้นก่อน แล้วเครื่องจะผนึกเสร็จเรียบร้อยได้โดยอัตโนมัติ เป็นการประหยัดเวลาได้เป็นอย่างมากเช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ดวงตราไปรษณีย์
10. เครื่องคำนวณเลข (Calculating Machine) เครื่องคำนวณเลขนี้แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ ชนิด Ten Key Machine และชนิด Full Key Machine เครื่อง เหล่านี้สามารถที่จะคำนวณการบวก ลบ คูณ หาร ได้รวดเร็ว ผลลัพธ์นั้นจะปรากฏบนกระดาษม้วนหรือบนส่วนหนึ่งของเครื่องคำนวณเลข เหล่านั้น เครื่องชนิดนี้บางชนิดก็เป็นแต่เพียง Adding Machine เท่านั้น คือสามารถที่จะบวกลบเท่านั้นและมีทั้งประเภทใช้มือโยกและใช้ไฟฟ้า สำหรับชนิด Full Key Machine นั้นเป็นเครื่องชนิดแป้นมากคือ ตอนบนมีแถวเป็นเลข 9 ตลอดแนว และแถวต่อๆ มาก็เป็นเลข 8,7,6, ฯลฯ ตลอดแถวจนเป็นเลข1 โดยแต่ละแถวมี 10 แป้น
11. เครื่องสั่งงาน (Dictaphone) ตาม สำนักงานห้างร้านใหญ่ๆที่มีปริมาณงานมากผู้บังคับบัญชาอาจไม่มีเวลาพอที่จะ มาสั่งงานด้วนตนเองได้ เมื่อเป็นเช่นนี้ก็จำเป็นต้องใช้เครื่องสั่งงานอันเป็นเครื่องบันทึกเสียง ชนิดหนึ่ง โดยผู้บังคับบัญชาสั่งงานไว้ในเครื่องนั้น เมื่อเลขานุการมาก็เปิดเครื่องฟังเครื่องชนิดนี้ขณะที่เปิดอาจจะหยุดได้ตาม ต้องการ ผู้ที่เชี่ยวชาญในการฟังมักจะฟังไปด้วยและพิมพ์ไปด้วย และสามารถทำให้เสียงดังฟังได้เฉพาะหรือเสียงดังออกเช่นเครื่องบันทึกเสียง อื่นๆ
12. เครื่องลงบัญชี เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้มีประโยชน์มากสามารถอำนวยความสะดวกได้เป็นอย่างดียิ่ง ซึ่งมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน บางชนิดสามารถใช้บวก หัก รวม ได้โดยอัตโนมัติจัดลำดับจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง บางชนิดก็สามารถผ่านบัญชีรายรับ รายจ่ายและบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมทั้งใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับสถิติ การบันทึกสินค้าคงคลัง และบางแบบก็ทำบัญชีของลูกค้าสมุดรายวันและพิสูจน์ยอดทั้งสองข้างได้
ตรวจแล้ว
ตอบลบ